Einkauf

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Lieferschein:

Der Lieferschein ist im Normalfall ein externer Beleg des Lieferanten im Beschaffungsprozesses.

Nach dem obigen Menüeinstieg und der Auswahl des Reiters "Lieferscheine" werden, falls schon vorhanden, alle Lieferscheine der aktiven Firma angezeigt. Zusätzlich ist es möglich, die in der Übersicht angezeigte Datenmenge durch betätigen des Filter Buttons einzuschränken. Nachdem der erste Filter gesetzt wurde, wird in der Übersicht nur noch die gefilterte Menge angezeigt, was auch durch den roten Schriftzug "Gefiltert" verdeutlicht wird. Das Setzen weiterer Filter auf die bereits gefilterte Menge ist möglich und führt zu einer weiteren Eingrenzung der Datenmenge. Die gefilterte Datenmenge kann selbstverständlich innerhalb der Spalten weiterhin sortiert werden. Mit Hilfe des Buttons kann die gefilterte oder ungefilterte Datenmenge auch gedruckt werden.

Auf der Übersichtsseite des Reiters Lieferscheine stehen die Transaktionen "Neuer Lieferschein" und "Lieferschein Öffnen" zur Verfügung.

Neuer Lieferschein Allgemein:

Systemseitig werden 2 Arten der Erzeugung eines Lieferscheins unterstützt:

1. Manuelle Erzeugung aus dem Einkaufsprozess

2. Kopieren aus und von einem Vorgängerbeleg (Bestellung)

Neuer Lieferschein:

Um einen Lieferschein neu anzulegen (manuell) ist der Button zu betätigen. Anschließend öffnet sich die Erfassungsmaske " Lieferschein eines Lieferanten in der Firma...".

Bild:

Grundsätzliches:

Die Erfassung eines Beleges ist in 3 Bearbeitungsschritte unterteilt, die jeweils durch das entsprechende Arbeitsblatt symbolisiert und erreichbar sind.

1. Beleg-Kopf

2. Beleg-Positionen

3. Summen,Anhang ...

Zu jedem der drei Arbeitsblätter werden im folgenden die jeweiligen Anforderungen und Möglichkeiten erklärt und beschrieben.

zu 1. Beleg-Kopf:

Der Beleg-Kopf ist unterteilt in maximal 5 Bereiche, dem Bereich der Anschriften, der Basisdaten, der Kostenrechnung (optional), des Lagers (optional) und der Ansprechpartner/Bemerkung. Die Optionalen Bereiche stehen nur zur Verfügung, wenn diese in den Organisationsstrukturen auch ausgewählt wurden.

Bereich Anschrift:

Wird der Button der Lieferanten-Nr. betätigt, öffnet sich ein Auswahlfenster mit den zur Verfügung stehenden Anschriften. Da es zum Zeitpunkt der Erfassung eines Lieferscheines erforderlich ist, dass der Absender als Lieferant gekennzeichnet ist, findet eine Begrenzung in der Übersicht bei den zur Verfügung stehenden Anschriften statt. Durch die nun getroffene Auswahl einer Lieferanten-Nr. wird die dazugehörige Anschrift aus den Grunddaten der Kontakte herangezogen. Existieren zu einem Lieferanten mehrere Anschriften können diese durch Benutzung des Buttons alternativ ausgesucht werden. Soll die ausgesuchte Anschrift verändert werden (z.B. Umzug des Absenders), kann diese Änderung mit Hilfe des Buttons (der den Kontakt öffnet) vorgenommen werden. Erfolgt eine Lieferung ohne das der Lieferant als Kontakt existiert (unwahrscheinlich), kann von dieser Stelle aus ein neuer Kontakt, durch betätigen des Buttons, angelegt werden.

Wird eine Lieferanschrift benötigt, kann diese mit Hilfe des Buttons aus den Anschriften der Firma ausgewählt und mit Hilfe des Buttons frei bearbeitet oder erfasst werden. Ist irrtümlich eine Lieferanschrift ausgewählt worden, kann diese durch betätigen des Buttons aus dem Feld Lieferanschrift entfernt werden.

Bereich Lager:

Die Auswahl eines Lagers ermöglicht die Kennzeichnung einer Beleg-Position mit dem Lagerkennzeichen. Pro erzeugtem Beleg ist nur die Auswahl eines Lagers möglich.

Bereich Basisdaten:

Felder:

Eigenbeleg: Lag der Lieferung kein Lieferschein bei, oder ist er verloren gegangen, kann das Kennzeichen "Eigenbeleg" gesetzt werden.

Belegnummer: Identifikationsmerkmal eines Lieferscheins.

Belegdatum: Datum des Beleges, wird mit dem aktuellen Datum vorbelegt und kann verändert werden.

Basisdatum: Wird bei Übergabe eines Beleges in die Finanzbuchhaltung als Buchungsdatum verwendet und ist das Basisdatum für die Berechnung von Fälligkeiten. Dieses Datum ist im Standard mit dem aktuellen Datum vorbelegt.

Lieferbedingungen: Konditionen, zu denen die Lieferung durchgeführt werden soll.

Kostenrechnung: An dieser Stelle können Zusatzkontierungen erfasst werden. Diese gelten für alle Beleg-Positionen, es sei denn, es sind in den Zeilenkontierungen der Beleg-Positionen andere Zusatzkontierungen angegeben.

Wichtig: Die Angaben in den Zeilenkontierungen der Beleg-Positionen sind vorrangig vor den Angaben im Beleg-Kopf.

Ansprechpartner extern: Falls Ansprechpartner für diesen Lieferanten angelegt sind, können diese hier ausgewählt werden.

Ansprechpartner intern: Angabe eines Ansprechpartners der Firma.

Bemerkung: Freie individuelle Texteingabe.

Nach der Erfassung der erforderlichen Angaben des Beleg-Kopfes, kann mit der Erfassung der Beleg-Positionen begonnen werden. Hierzu ist es erforderlich auf das entsprechende Arbeitsblatt zu wechseln. Dieser Wechsel ist entweder durch anklicken mit der Maus, oder Betätigung der Tabulator Taste und Verwendung der Richtungstasten möglich.

Arbeitsblatt Beleg-Positionen:

Bild:

Auf diesem Arbeitsblatt werden die einzelnen Beleg-Positionen erfasst und eventuell mit zusätzlichen Zeilenkontierungen versehen. Im oberen Teil dieser Erfassungsmaske werden die wesentlichen Beleg-Kopf Daten angezeigt um die Orientierung zu erleichtern.

Erfassung der Zeilen-Daten:

Positionstyp: Klassifiziert den Inhalt und die Funktion einer Zeile.

Pos.typ "P": Zeile beinhalten einen belegtypischen Datensatz.

Pos.typ "SG": Zeile bildet automatisch eine gruppierte Zwischensumme der darüber befindlichen Einzelpositionen bis zu der Position, die eine Gruppensumme oder eine kumulierte Summenzeile ist.

Pos.typ "SK": Zeile bildet automatisch eine kumulierte Summe aller darüber befindlicher Zeilen des Pos.typ "P".

Pos.typ "T": Zeile beinhaltet ausschließlich Text.

Pos.typ "TP": Zeile beinhaltet ausschließlich Text und es wird eine Positionsnummer vergeben.

Material-Nr.: Auswahl des Materials anhand seiner Mat.-Nr.. Auch nicht materialstamm-basiertes Arbeiten wird selbstverständlich unterstützt. Alle automatisierten Prozesse wie Preisfindung, Steuerschlüsselfindung und Kontenfindung werden in diesem Fall nicht unterstützt.

Positionstext: Automatische Anzeige der Kurzbezeichnung des Materials, kann innerhalb des Feldes oder mit Hilfe des Buttons verändert/ergänzt werden.

Ausprägungen: Sollten mehrere Ausprägungen für ein Material vorkommen, können diese hier ausgewählt werden.

Lager-Kennzeichen: Wird dieses Kennzeichen ausgewählt, wird dieses Material , dem im Beleg-Kopf angegebenen Lager zugeordnet. Ist im Beleg-Kopf kein Lager angegeben, kann dieses Kennzeichen auch nicht gesetzt werden. Ist innerhalb des Beleges "lagerpflichtiges" Material verwendet und es ist kein Lager angegeben, wird dies beim "Speichern" des Beleges durch die Prüfroutinen festgestellt und entsprechend zurückgemeldet. Innerhalb eines Beleges können Zeilen mit und ohne Lager-Kennzeichen vorkommen.

Ext. Mat.-Nr: Angabe der Lieferanten-Material-Nr..

Anzahl: Menge des bestellten Materials.

Einheit: Auszuwählende Einheit des zu bestellenden Materials.

Einzelpreis: Preis je Einheit.

Rabatt: Prozentsatz des Nachlasses auf den Einzelpreis.

Für die Verwaltung von Chargen und Seriennummern steht auf dem Lieferschein die entsprechende Funktion zur Verfügung. Zu den Einzelheiten sie "Chargen/Seriennummern".

Arbeitsblatt Summen, Anhang..:

Dieses Arbeitsblatt ist unterteilt in maximal 5 Bereiche, dem Bereich der Beträge, der Zahlungsbedingungen, der Zahlung , der Druckversion mit Sprache und dem editierbaren Anhang. Diese Bereiche sind belegspezifisch und somit nicht auf allen Belegtypen vorhanden.

Anhang:

Im Anhang besteht die Möglichkeit beliebigen Text zum Beleg zu erfassen. Weiterhin ist es an dieser Stelle möglich, mit Hilfe des Kontextmenüs der rechten Maustaste, Objekte einzusetzen. Diese Objekte können aus CAD Zeichnungen (Explosionszeichnungen) oder aus Bild -Katalogen bestehen. Damit diese Objekte Bestandteil der Datenbank werden, ist es erforderlich das keine Verknüpfungen hergestellt werden, sondern das die Dateien als Symbol erstellt werden.

Nach dem "Speichern" eines Lieferscheines ist dieser auch in der Übersicht verfügbar. Im unteren Fenster der Übersicht werden die Detaildaten dem oben markierten Lieferschein angezeigt.

Lieferschein Öffnen:

Nach dem betätigen des Buttons, öffnet sich der entsprechend in der Übersicht markierte Lieferschein. Anschließend können die jeweiligen untenstehenden Transaktionen, durch betätigen des gewünschten Buttons, durchgeführt werden.

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