Einkauf

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Allgemein:

Der Einkauf wird durch die folgende visualisierte Prozesskette abgebildet:

Grafik:

Alle hier dargestellten Prozesse, werden systemseitig unterstützt. Aus der Anfrage an einen Lieferanten kann bei Bedarf ein Nachfolgebeleg mit Systemunterstützung erzeugt werden. Die hier dargestellten Pfeile zeigen die Richtungen eines möglichen Nachfolgebeleges an. Es ist natürlich auch möglich Bausteine der Prozesskette zu überspringen, wenn nicht innerhalb der Organisationsstrukturen ein fester Prozessablauf vom Anwender festgelegt wurde. Sollte dies nicht der Fall sein, kann sofort aus der Bestellung an einen Lieferanten eine Eingangsrechnung dieses Lieferanten erzeugt werden. Selbstverständlich ist es auch möglich, Nachfolgebelege als Vorlage für neue Vorgängerbelege zu verwenden Weiterhin besteht die Möglichkeit durch ein Kontextmenü (siehe Besonderheit), sich die Nachfolge- sowie Vorgängerbelege, in einer visualisierten Form, anzeigen zu lassen. Die angezeigten Belege lassen sich bis auf die einzelnen Belegzeilen verzweigen und ermöglichen dem Anwender auf diesem Wege z.B. festzustellen, was von der Bestellung an den Lieferanten eventuell schon geliefert wurde.

Besonderheit: Ist ein Beleg der Einkaufsprozesskette geöffnet, wird ein neues Kontextmenü "Zugehörige Funktionen" sicht- und anwendbar. Je nach Belegtyp, der aktuell den Fokus hat, werden hier zusätzliche Bearbeitungs- und Anwendungsoptionen angeboten. Die Optionen des Kontextmenüs sind belegsensitiv, was zur Folge hat, dass nur für den Belegtyp sinnvolle Optionen auswählbar sind. Wie auch schon in der obigen Grafik angedeutet, kann aus fast jedem Beleg (Ausnahme BANF) ein Nachfolgebeleg, ein weiterer gleichartiger Beleg oder ein Vorgängerbeleg (abhängig vom Stand in der Prozesskette) erzeugt werden. Bei den Vorgängen "Zu einem Nachfolgebeleg in der Prozesskette" kopieren und "aus einem Vorgängerbeleg der Prozesskette" kopieren, werden Bezüge angelegt, die aus diesem Kontextmenü visualisiert werden können ("Vorgänger-Belege anzeigen" und "Nachfolge-Belege anzeigen"). Sollen Positionen aus einem Vorgängerbeleg übernommen werden, werden alle zu übernehmenden Positionen des Kontaktes/Lieferanten zur Auswahl angeboten. Mit Hilfe dieser Menüpunkte lassen sich Belegpositionen mühelos nachvollziehen und es sollten keine Fragen unbeantwortet bleiben. Ist die Visualisierung einer Belegfolgestruktur geöffnet, kann durch einen Doppelklick in diese Struktur, der entsprechende Beleg auch geöffnet werden. Ist aus einem Beleg ein Vorgängerbeleg erzeugt worden (Rückwärtskopie in der Prozesskette) wird bei diesem Vorgang kein Bezug angelegt.

Da es sich bei all diesen Vorgängen um Kopierfunktionen handelt, kann der Bedarf entstehen (z.B. bei größeren zeitlichen Abständen) Preise zu aktualisieren. Für diesen Zweck steht ein entsprechender Eintrag in dem Kontextmenü zu Verfügung. Bei dem Vorgang der Preisaktualisierung wird für alle materialstammbasierten Zeilen, zum angegebenen Belegdatum, selbige durchgeführt. Wurden neue gültige Preise gefunden, werden die kopierten ersetzt. Wurden keine gültigen Preise gefunden, wird der entsprechende Feldinhalt gelöscht und muss nun manuell überprüft werden. Bleibt der Preis unverändert, ist dieser immer noch gültig.

Bei den Belegtypen "Lieferscheine" und "Eingangsrechnungen" stehen außerdem noch die Optionen "Buchung anzeigen" und "Buchung journalisieren" zur Auswahl. Wird "Buchung anzeigen" ausgewählt, verzweigt das System (bei entsprechender Berechtigung des Anwenders) auf die dazugehörige Buchung in der Finanzbuchhaltung. Mit Hilfe dieser Funktion lassen sich weitere Informationen (z.B. Ausgleich der Rechnung) feststellen. Einige Belege lassen sich nur drucken, wenn die dazugehörige Buchung auch journalisiert wurde. Damit die "Eigenen Einstellungen" nicht laufend geändert werden müssen, ist diese Funktion an dieser Stelle belegspezifisch vorhanden.

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