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Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen:

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) wird den Aufwand bei steuerlichen Betriebsprüfungen reduzieren und deshalb die Prüfungsmethoden den modernen Buchführungstechniken anpassen. Gemäß der neugefassten Abgabenordnung (AO) sind die Unternehmen verpflichtet, originär erstellte digitale Unterlagen nach § 146 Abs. 5 AO auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Sie dürfen nicht ausschließlich in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahrt werden.

Ein wichtiger Auszug aus § 147 AO:

§147 AO Abs. 6:

Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen der Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.

Gemäß der einschlägigen Vorschriften (§ 146 Abs. 5, §147 Abs. 2, 5, 6, § 200 Abs. 1 AO und § 14 Abs. 4 UStG) ist nun folgendes festzustellen:

1. Ab dem 01.01.2002 ist es der Finanzverwaltung erlaubt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung eines Steuerpflichtigen, durch Datenzugriff zu prüfen. Diese Grundsätze sind im BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 - IV D 2 - S 0316 - 136/01 veröffentlicht.

2. Der Prüfer kann im Rahmen einer Außenprüfung (nach pflichtgemäßem Ermessen) die Art des Datenzugriffs wählen. Auch eine Datenträgerüberlassung ist zulässig.

3. Bei der Datenträgerüberlassung sind der Finanzbehörde alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen (z.B. Datenfelder) in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen.

Diese Anforderung wird durch die DirectOne mit dem Datenexport des Buchungsjournals im csv- wie im IDEA-Format gewährleistet. Sollten zusätzliche steuerlich relevante Daten erforderlich und durch dieses System erzeugt worden sein, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung.