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Belegart "Anzahlungen":

Bei der Erfassung einer Lieferantenanzahlung von oder einer Kundenanzahlung auf einem Finanzkonto, ist diese Belegart zu verwenden. Eine solche Buchung kann nur erfasst werden, wenn in dem entsprechendem Buchungssatz ein Anzahlungs- und ein Finanzkonto enthalten ist. Diese Einschränkung dient der Vermeidung von Arbeitsfehlern. Um die Information des Zahlungsempfängers oder des Zahlenden bei dieser Erfassung zu erhalten, muss in der Buchungszeile, die das Finanzkonto enthält, ein Bezug zu einem Kreditor/Debitor hergestellt werden () (siehe Bild 1).

Bild 1:

Weiterhin sollte die Zahlung einer Anzahlungs-Anforderung zugeordnet werden (mit Hilfe des Feldes ). Nach dem betätigen des Auswahlbuttons öffnet sich ein Auswahlfenster mit den offenen Anzahlungs-Anforderungen des Kunden in der aktuellen Firma.

Ist diese Zuordnung vom Anwender zu einer Anzahlungs-Anforderung vorgenommen worden, wird die Buchung automatisch fertig gestellt. Das Konto für die Anzahlung wird gemäß der vorhandenen Stammdaten (Stammdaten / Organisationsstrukturen) ergänzt. Ist der Anwender mit der Buchung einverstanden, kann diese gespeichert werden.

Wichtig: Bei der Erfassung von Anzahlungen ist es unbedingt erforderlich, dass das Finanzkonto in der ersten Buchungszeile erfasst wird unabhängig vom Soll / Haben Kennzeichen (Richtung), damit die Buchung automatisch vervollständigt werden kann.

Da es bei der Erfassung von Anzahlungen zu einem späteren Zeitpunkt wichtig ist, diese Anzahlungen mit den entsprechenden Kreditoren- oder Debitorenkonten zu verrechnen, werden die Anzahlungen auf einem separaten Arbeitsblatt als Information zu dem entsprechenden Kreditor/Debitor visualisiert.

Beispiel: Bild vor der Auswahl des "rot" umrandeten Arbeitsblattes

Bild nach der Auswahl des "rot" umrandeten Arbeitsblattes

Wird nun das "Anzahlungen" Arbeitsblatt geöffnet, werden alle Anzahlungen die für eine Verrechnung auf diesem Debitoren zur Verfügung stehen angezeigt. Um eine Anzahlung mit zu verrechnen, muss die zu verrechnende Anzahlung markiert sein. Wird nun der "Verrechnen" Button betätigt, öffnet sich ein automatisch erzeugter Beleg "Anzahlungsverrechnung". Der zu verrechnende Betrag sowie das Buchungs- und das Belegdatum können verändert werden. Wird anschließend der "Verrechnen" Button betätigt, wird die Zahlungsverrechnung durchgeführt und der verrechnete Betrag ist nun auf dem Arbeitsblatt "Verfügbar" sichtbar. und kann einem OP für einen Ausgleich zugeordnet werden.

Dieser Vorgang ist gleichlautend für die Verrechnung von geleisteten Anzahlungen auf Kreditorenkonten durchzuführen.

Wichtig: Die Zahlungsverrechnung findet immer in der Belegwährung der Anzahlung statt. Weiterhin wird die Verrechnung immer mit dem der Anzahlung zu Grunde liegenden Steuerschlüssel vorgenommen, auch wenn dieser zwischenzeitlich nicht mehr gültig sein sollte. In diesem Fall ist bei Bedarf eine Steuerkorrekturbuchung durch den Anwender vorzunehmen. Zusätzlich ist zu beachten, dass der Beleg einer vorgenommenen Anzahlungsverrechnung nicht verändert werden kann, da er vom System erzeugt wurde. Die Anzahlungsverrechnung ist aber selbstverständlich zu stornieren und kann anschließend erneut vorgenommen werden, sollte dies notwendig sein.

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